仕事ができる人はやっている！スケジュール管理のコツ

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仕事のスケジュール管理

仕事をしていると毎日いろいろな予定が入ります。
個人の予定、プロジェクトの予定、上司の予定など様々なことの把握が必要です。
きちんと周囲の予定を確認しながら自分の仕事を進めないとこなすべき仕事がスムーズにこなせなくなることもあります。

ビジネスマンにおいてスケジュール管理をきちんとすることはとても大切です。
きちんと納期を守ること、残業や休日出勤を最低限にして働けることは社内での評価にも大きく影響します。

スケジュール管理の方法

最近ではスマートフォンでスケジュール管理ができるようになったため、スケジュール管理の方法も様々です。
今でもアナログに手帳に手書きをしているという人もいます。
上司の中には手書きでスケジュール管理をするべきだということを言う人も今でも多いです。

スケジュールをうまくこなせるかどうかは、管理の方法は影響しないです。
自分が書くことで覚えられるならば手帳に書く方が良いですし、アラーム機能やすぐチェックできる方が便利という場合にはスマートフォンやタブレットでスケジュール管理をする方がミスも少なくなります。
スマートフォンやタブレットであればほかの人もスケジュール表を見られるという点でも便利です。

スケジュール管理のコツ

スケジュール管理をするにあたっては、まずはスケジュールとしてどういった用事があるかを確認することから始めます。
ビジネスマンであれば一か月先までのスケジュールは把握しておくことが必要です。

スケジュールが確認出来たら納期とそれぞれの仕事の優先順位を確認します。
納期が最も近いものは早めに片付けるべきですし、時間があったとしても難しい業務は先に回して片付けておくようにするべきですし、上司から頼まれたものは急ぐべきです。
そういった優先順位を確認したらそれぞれの業務終了日を決めていきます。

スケジュールを書き出したら業務終了日間までのスケジュールを決めるのですが完璧に予定を決めるのは危険です。
仕事中は急な対応が入ることもありますし、電話対応や上司との打ち合わせなど急に予定が入ることもあります。
そこで、その日の行動予定を決める際には余裕のあるスケジューリングをして状況に応じて予定が埋められるようにするべきです。

仕事中には必ず隙間時間ができます。
その際、隙間時間を有効利用するためにタスクの横にはかかる時間としてどのくらいかという目安の時間を書いておくと便利です。
すぐにできる仕事が何かわかれば10分ほどの隙間時間も有効に使うことができるようになります。

仕事ができる人、優秀な人はきちんと自分のやるべきこと、できた時間でできることをきちんと理解しているものです。
はじめのうちはスケジューリングをしてもなかなかうまくいかないこともあります。
そういった時には失敗した理由を必ず確認するようにすると次から同じ失敗をすることを防げます。